Quem participa de um evento nem imagina o trabalho que dá organizá-lo. No backstage estão dezenas de profissionais trabalhando para que os participantes tenham uma experiência incrível. Planejar um evento é um grande desafio. É preciso muita atenção aos detalhes e cuidado para que tudo saia conforme o esperado. E, ainda por cima, provar o ROI (retorno sobre o investimento) do evento para a gerência ou o contratante.
No texto de hoje vamos trazer 5 dicas de como planejar um evento de sucesso com tranquilidade.
1. Contrate profissionais de confiança
Quem trabalha com a tarefa de planejar um evento sabe que, no final do dia, o sucesso do evento está totalmente vinculado aos profissionais contratados para executá-los.
Profissionais que não trabalham para entregar um serviço de qualidade ou que não cumprem com o combinado, dão muita dor de cabeça e atrapalham o andamento e o sucesso do evento. Imagine, por exemplo, um evento no qual deve ser montada uma estrutura de arquibancada para os participantes o assistirem. Um problema na montagem dessa estrutura resulta em atraso ou, até mesmo, em acidente.
Por outro lado, um fornecedor que entrega tudo com excelência e no prazo, torna o processo de planejar um evento mais leve, deixa o organizador mais tranquilo e colabora na entrega de um evento de sucesso. Um profissional de confiança pode, inclusive, lhe ajudar numa situação de improviso para resolver algo de forma rápida.
É claro que o organizador do evento não consegue controlar 100% das entregas de todos os fornecedores. Por isso, é importante ter profissionais em que possa confiar.
2. Elabore o orçamento
Uma das maiores dificuldades em planejar um evento é provar seu ROI, dado que os seus frutos são colhidos a médio e longo prazo e que, geralmente, atuam muito mais numa questão de branding que de conversão.
Mais difícil ainda, seria provar o ROI de um evento que estourou o orçamento. Ao planejar um evento, orce cada item antes de aprovar o orçamento do evento e deixe uma porcentagem adicional para eventuais imprevistos.
3. Elabore o cronograma
Um cronograma de evento é fundamental para organizar quando cada etapa do processo de planejar um evento vai acontecer. Ao elaborar este documento inclua não só quando você e sua equipe deverão executar uma tarefa – uma contratação, por exemplo – como também quando cada fornecedor deverá executar as suas. Por exemplo, quando a equipe de sonorização deverá aprovar a playlist, quando fará a montagem no evento e quando fará a desmontagem.
4. Defina objetivos
Se a empresa, as ações de marketing, a área financeira, os colaboradores e tudo mais tem objetivos a cumprir, não seria diferente com o evento. Trace objetivos que você quer cumprir com ele. Isto vai servir, até mesmo, como um norte para a tomada de decisão. Por exemplo, qual palestrante contratar? Depende. Qual é o objetivo do evento? Que mensagem é importante passar aos participantes?
5. Contrate o local adequado
O local do evento é o coração do mesmo. O local ideal para o seu evento é aquele que possui uma estrutura incrível – isto lhe ajuda a economizar, inclusive, com itens como ar condicionado, gerador e estacionamento -, um ambiente charmoso e acolhedor – que lhe ajuda a economizar com a decoração e trazer um toque de requinte para o evento – e de fácil acesso – para que os participantes cheguem e vão embora sem stress.
Agora que você já sabe um pouco mais sobre como planejar um evento de sucesso, conheça os 10 tipos de eventos corporativos que a Casa Sales está apta a receber.
