A comissão de formatura é formada por um grupo de pessoas que tem uma missão muito importante: tornar o sonho da formatura realidade. Como? Uma das maiores responsabilidades deste time é escolher os fornecedores certos. Afinal, quando o assunto é evento, é preciso ter consigo os melhores fornecedores. Aqueles que cobrarão um preço justo para entregar um serviço de qualidade. Que farão o seu trabalho com excelência, enquanto os formandos celebram um dos dias mais especiais de suas vidas com os seus convidados.
É por isso que o texto de hoje está recheado de dicas de como montar um time excelente de fornecedores da formatura.
1. Não deixe tudo para a última hora
Às vezes temos o hábito e a tendência de deixar as atividades para a última hora. No entanto, fazer isso com a contratação de fornecedores da formatura é um verdadeiro tiro no pé. Deixar para a última hora pode significar não ter mais a data desejada disponível na agenda dos melhores fornecedores, não ter tempo para melhores negociações nem para analisar e pesquisar com calma o trabalho de vários fornecedores a fim de encontrar os que mais se adequam às necessidades da comissão de formatura, da turma e dos convidados. Não ter prazo é fazer tudo na correria, o que pode levar a equipe a contratar um fornecedor que não é exatamente o que a turma e a festa precisam.
2. Peça indicações
É importante que a comissão de formatura converse com os veteranos e com amigos que já se formaram para pegar indicações de profissionais que podem fazer um bom trabalho. É comum vermos notícias de empresas que deixaram turmas de formandos na mão e não entregaram o serviço prometido. Com um pedido de indicação, já é possível ter um histórico sobre a qualidade da entrega dos fornecedores em questão e evitar passar por situações desconfortáveis e stress num dos dias mais especiais da vida dos formandos.
3. Faça orçamentos
Um único orçamento não tem com o que comparar. Dois não trazem base de comparação. Três já é uma quantidade melhor. Então, o indicado é pegar pelo menos três orçamentos de cada categoria de fornecedor. Tabelas comparativas são excelentes para ajudar a comissão de formatura a entender visualmente quais são as entregas e valores de cada fornecedor.
4. Visite o espaço e analise cada detalhe
O espaço da festa de formatura é muito importante. Por isso, além de coletar orçamentos e pedir indicações, é importante ir até o local e analisar cada detalhe. Só assim a comissão de formatura poderá verificar se todos os itens que eles desejam estão inclusos, se o espaço oferece segurança, se é acessível para idosos e cadeirantes, quais itens e profissionais estão inclusos na contratação e assim por diante.
5. Alinhe as expectativas e desejos da turma
É importante lembrar que a festa de formatura acontece para toda a turma e não só para a comissão de formatura. A equipe é a responsável por trazer os interesses dos formandos para o evento. Por isso, é importante fazer reuniões e alinhar quais são as expectativas e desejos da turma, quais são os itens mais importantes para eles e assim por diante. Dessa forma, a comissão de formatura vai conseguir ter mais clareza do que deve procurar em cada fornecedor entrevistado.
6. Formalize
Por fim, ao contratar um fornecedor, formalize tudo o que foi combinado em contratos. Dessa forma, a relação fica transparente, o fornecedor sabe o que deve entregar e a comissão de formatura sabe o que esperar. Caso alguém descumpra alguma parte do acordo, fica mais fácil recorrer na justiça pelos seus direitos com um documento assinado por ambas as partes envolvidas.
Como citamos no texto do hoje, um dos itens mais importantes é o espaço da formatura. Afinal, é ele que abrigará todo o evento, recepcionará os formandos, os convidados e os outros fornecedores.
Por isso, após estas dicas, convidamos a sua comissão de formatura a conhecer o espaço da Casa Sales e tudo que ele oferece para a sua formatura ser inesquecível!
