Depois de 4 ou 5 anos de muita dedicação, é hora de celebrar. A formatura vem para comemorar com amigos e familiares mais esta conquista e, como todo grande evento, há vários itens para serem considerados. Um deles é o espaço para a festa de formatura. Por isso, no texto de hoje, vamos focar neste tema. Confira!
É preciso que a comissão se envolva na escolha do espaço para a festa de formatura?
Com certeza! É claro que é possível contar com a ajuda de um profissional ou uma empresa especializada que cuidará de todos os processos e da contratação de todos os fornecedores, mas é imprescindível que a comissão de formatura avalie o local.
5 dicas para a escolha do espaço para a festa de formatura
Ao tomar a decisão sobre qual é a melhor opção de espaço para a festa de formatura, considere as 5 dicas que separamos para você.
1. Ter uma empresa de eventos como parceira
Uma formatura não é brincadeira. Tem muitos detalhes para cuidar, muitos fornecedores para contratar, muitos contratos para revisar e muitos gostos para agradar neste dia que tem que ser perfeito. Por isso, a experiência de uma empresa de eventos é fundamental. O profissionais poderão antever e resolver possíveis problemas, solucionar imprevistos com profissionalismo e agilidade e indicar boas opções de fornecedores que melhor combinam com o seu evento.
2. Fazer o cálculo do número de formandos e convidados.
Quantas pessoas estarão presentes no seu evento? Para chegar nessa quantidade, é preciso multiplicar a quantidade de formandos pela quantidade de convidados que cada um poderá levar. Além disso, adicione nesta conta a quantidade de convites extras que ficarão disponíveis para os formandos que quiserem comprar. Com essa quantidade em mãos, é hora de verificar se o espaço para a festa de formatura que vocês estão estudando, comporta confortavelmente todos.
3. Visitar vários espaços de eventos
Nunca visite apenas um espaço e já feche com ele. O ideal é estudar várias possibilidades. Além disso, ao visitar o espaço para a festa da formatura, é importante que a comissão considere os seguintes itens:
3.1 Estrutura
Itens como gerador e ar condicionado são essenciais. O primeiro vai garantir que a festa aconteça mesmo que haja queda na energia. Olha que para um evento deste porte acontecer, é preciso muita energia. Já o segundo, vai dar conforto para os convidados. Como é um evento com muita gente, mesmo que seja um dia de temperatura mais amena, é normal que a temperatura interna fique um pouco mais elevada. O ar condicionado vai deixar os convidados mais confortáveis. Além disso, é provável que haja cadeirantes e/ou idosos na festa. Por isso, uma estrutura receptiva para este público é ideal.
3.2 Localização
É importante que o espaço seja de fácil acesso para que os formandos e convidados possam chegar facilmente de carro, de van, de táxi e/ou de Uber.
3.3 Segurança
É importantíssimo uma boa estrutura de segurança para que os convidados e formandos possam se divertir sem preocupação. Observe se o espaço possui sistema de alarme, câmeras e/ou uma equipe de segurança que pode ser facilmente acionada.
3.4 Serviços inclusos
Por fim, observe se o espaço oferece algum serviço adicional. Por exemplo, equipe de segurança, manobrista, copeiros, garçons, equipe de zeladoria e etc.
4. Peça feedbacks de formandos de anos anteriores
É sempre ótimo ter indicações. Especialmente de quem já passou pelo que você vai passar. Por isso, conte com a indicação de formandos de anos anteriores e escute as dicas que eles têm a dar.
5. Negocie e faça o contrato
Por fim, lembre-se sempre de negociar. É possível que você consiga bons descontos na negociação. Depois disso, é só por tudo o que foi combinado em contrato para que ambas as partes se protejam, no caso de conflitos. O combinado não sai caro e, se acontecer qualquer problema, o contrato vai assegurar como tudo deveria ter acontecido.
Agora que você já sabe o que levar em consideração ao escolher o espaço para a festa de formatura, que tal conhecer a estrutura que a Casa Sales tem para oferecer ao seu evento?
