Para quem vai a um evento empresarial tudo parece muito simples e fácil. Os frequentadores não imaginam o trabalho que dá e todo o cuidado que se deve tomar. Afinal, um erro pode significar atrasos, gastos imprevistos, insatisfação dos participantes do evento e muito mais.
Para ficar longe de tudo isso, confira quais são os 6 erros comuns na gestão de um evento empresarial e fique longe deles.
1. Não planejar o evento
Esse é um erro clássico e básico. O organizador do evento acredita que não é necessário fazer um planejamento pois já tem prática no assunto ou porque acredita que o evento será simples. Independentemente do tamanho do evento, o planejamento é fundamental.
Colocar tudo no papel dará mais clareza sobre o evento, permitirá que o organizador preveja e esteja preparado para possíveis imprevistos e ainda verá quais detalhes estão faltando.
2. Não usar a tecnologia a seu favor
A ideia do evento empresarial é oferecer uma boa experiência para o colaborador. Então, por que a tecnologia não estaria presente no evento para contribuir na entrega de uma boa experiência? No mercado, há diversas ferramentas disponíveis para auxiliar tanto o participante quanto o organizador do evento. Por exemplo:
- Totens de autoatendimento para agilizar o credenciamento;
- QR Codes que podem ser impressos pelo colaborador e colados num crachá para agilizar a entrada;
- Plataformas de gestão de eventos para que a equipe da organização esteja alinhada e afinada;
- Plataformas de gestão de tarefas para que todos da organização saibam quais atividades estão sendo realizadas, por quem e até quando.
3. Não contar com fornecedores de alta qualidade
O segredo do sucesso de um evento está na escolha dos fornecedores. Bons fornecedores vão entregar um serviço excelente e transformar o seu evento num verdadeiro sucesso. Fornecedores ruins, além de entregar um serviço que vai deixar a desejar, vão gerar estresse para a equipe organizadora e para o colaborador que está participando do evento.
Ou seja, vai arruinar a experiência fantástica que a empresa quer proporcionar ao seu colaborador. Por isso, não deixe de pesquisar muito pelos fornecedores e só contratar aqueles que têm boas referências. Conte com plataformas como o Reclame Aqui e com indicação de conhecidos para realizar as contratações.
Além disso, a equipe de fornecedores precisa estar sempre com o canal de comunicação aberto entre eles e a equipe organizadora. Imagine que aconteceu algum problema com algum fornecedor e, na tentativa de resolver o problema, a equipe organizadora não consegue entrar em contato com eles. É um desastre completo.
Os fornecedores precisam estar conectados também. Muitos dependem do serviço do outro para realizar o seu. Essa comunicação será fundamental para estabelecer a confiança entre eles e, assim, cada um conseguir prestar o seu serviço da melhor maneira.
4. Não considerar o tipo de público
Dentro de uma empresa, existem colaboradores dos mais diversos perfis executando os mais diversos tipos de função. É importante levar isso em consideração na hora de divulgar o evento. Por exemplo, para a equipe que trabalha em escritório o dia todo, a Intranet e o e-mail podem ser canais muito eficientes. Já para o pessoal que trabalha na fábrica, por exemplo, talvez um mural ou uma comunicação passada pelo gestor, seja mais eficaz.
Além disso, na hora de pensar no entretenimento da festa, é interessante pensar no que faria mais sentido para agradar a todos os colaboradores.
5. Contratar um espaço com uma estrutura inadequada
Espaço sem cozinha equipada para o time do buffet, falta de gerador no caso de uma pane elétrica, falta de ar condicionado e muito mais. Esses são alguns exemplos que itens que não podem faltar na hora de contratar o espaço com a estrutura ideal para o seu evento.
6. Não fazer um acompanhamento pós evento
Sem ele, você não saberá onde acertou – para manter – e onde errou – para poder melhorar na próxima edição. Uma pesquisa de satisfação pós evento é a melhor ferramenta para garantir a melhoria constante do evento empresarial.
Se você gostou do conteúdo de hoje sobre os 6 erros mais comuns na gestão de eventos empresariais, também vai gostar do texto sobre como organizar um evento empresarial. Confira!
