Após anos de estudo e dedicação, finalmente chega a hora de celebrar essa conquista tão importante na vida do estudante universitário. A partir de hoje, elaboraremos uma série de textos com o tema formatura. No post de hoje, o tema é a escolha da empresa de formatura. Tal escolha é extremamente importante e deve ser feita com muito cuidado. Afinal, escolher a empresa errada pode arruinar a celebração. Confira o passo a passo que elaboramos sobre o tema.
1. Check-list de requisitos
Com a comissão de formatura reunida, é interessante elaborar um check-list com as principais demandas dos formandos para a festa. Além disso, é interessante fazer uma pesquisa prévia para listar todos os direitos quando a contratação da empresa de formatura ocorrer. Esse check-list será muito útil para saber se a empresa atende todos os desejos e direitos dos formandos. Caso alguma não preencha todos os requisitos, a comissão já poderá descartar o contato.
2. Lista de contatos
O segundo passo é fazer um levantamento de todas as empresas que atendem a região. Neste primeiro momento, a lista deverá conter o nome da empresa, um telefone ou um e-mail para contato. Depois ela será incrementada com outras informações, como veremos a seguir.
3. Pesquisa incansável
O terceiro passo para contratar a empresa de formatura é conversar com quem já se formou, com quem já fez parte de outras comissões de formatura, com quem faz parte de comissões que estão mais avançadas e já contrataram a empresa de formatura e pesquisar por depoimentos em redes sociais, sites de reclamação e Procon. Além disso, pesquisar o CNPJ das empresas listadas para verificar se elas estão em situação regular é fortemente recomendável.
Essa etapa de pesquisa é essencial para observar a reputação da empresa e saber se oferece um serviço de qualidade, sério e idôneo. Também é indicado incluir um breve resumo da pesquisa realizada na lista de empresa de formatura que atendem a região (conforme citado no passo 2) e eliminar as empresas que não têm um bom histórico para evitar dor de cabeça lá na frente.
4. Orçamentos e reuniões
Em nova reunião da comissão de formatura, deve-se debater as características de cada uma das empresas de formatura que estão na lista, escolher algumas para solicitar orçamento e até cinco delas para agendar reuniões. Ao final de cada reunião é importante que um membro da comissão fique responsável por fazer um resumo de como foi a entrevista, quais pontos fortes e fracos da empresa em questão e quaisquer outros comentários que sejam relevantes e ajudem a comissão a lembrar de tudo que aconteceu na respectiva reunião.
Além disso, após o envio do orçamento, é importante observar e registrar quais itens a proposta contempla. O mais comum é ter os convites, número de senhas, becas, canudos, capelos, pacote de fotos, buffet, decoração, banda, espaço e cerimonial, mas pode variar de proposta para proposta.
5. A decisão
Após realizar todas as entrevistas, a comissão de formatura deverá se reunir novamente para analisar todo o material coletado e escolher qual será a empresa de formatura responsável por cuidar deste evento tão especial. Neste momento é importante levar em conta a pesquisa feita sobre a reputação da empresa, a apresentação, o primeiro contato, a afinidade, o histórico, o atendimento, a agilidade, o que está incluso no pacote, o preço e a forma de pagamento.
É essencial considerar todos estes itens e não apenas o preço pois há empresas que cobram barato por um motivo: não entregam um bom serviço. É comum que empresas sérias e profissionais tenham um preço mais elevado. Para que o barato não saia caro, a decisão deve ser baseada com todos os elementos na balança – não apenas o preço. Essa é a fórmula para encontrar a melhor opção de custo e benefício para a formatura.
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